治療院の電話対応を効率化する自動化ガイド！IVR・AI電話代行の選び方

この記事の結論

治療中に鳴る電話や営業時間外の予約希望を取りこぼすと、新患の機会損失につながります。IVR（自動音声応答）やAI電話代行、LINE予約など、電話対応を補助する仕組みを院の規模に合わせて段階的に導入することで、施術への集中と新患対応の両立が期待できます。なお、こえむすびは声を録音するだけでSNS投稿を自動生成・自動配信するサービスであり、電話対応の自動化機能は持っていません。電話対応の自動化を検討する場合はIVRyなど専用サービスの利用をご検討ください。

電話に出られず新患を逃していませんか？

治療中に何度も鳴る電話、営業時間外の予約希望の電話…。こんな経験はありませんか？電話対応のために施術を中断したり、営業時間外の電話で新患を逃したりしている治療院は少なくありません。

電話対応の一部を自動化することで、施術への集中と新患対応の両立がしやすくなります。この記事では、電話対応自動化の仕組みと、導入時に押さえておきたいポイントを解説します。

電話対応自動化で期待できる3つのメリット

営業時間外の新患獲得チャンスを取りこぼしにくくなる

大きなメリットの一つは、営業時間外でも問い合わせを取りこぼしにくくなることです。患者さんが「今すぐ予約したい」と思った瞬間に、留守番電話や折り返し案内だけで終わらせず、簡単な自動音声案内やWeb予約への導線を用意しておくことで、機会損失を減らせます。

営業時間外の予約希望がどれくらいの割合を占めるかは院によって差があるため、まずは自院の入電時間帯を記録し、実態を把握することから始めましょう。

施術中の中断が減ることによる集中力への配慮

電話対応による施術中断が減ることは、患者さんへの集中力を保つ上でもプラスに働きます。

スタッフの業務効率化につながる可能性

電話対応に割く時間が減ることで、既存スタッフは受付や患者対応により多くの時間を使えるようになります。人件費への影響は院の体制によって異なるため、導入前後で業務時間を実測して効果を確認することをおすすめします。

治療院向け電話対応自動化の代表的な仕組み

具体的な製品名・料金・導入実績は各社が随時更新しているため、この記事では断定的な数値は挙げず、代表的な仕組みの種類と選び方を紹介します。導入を検討する際は、必ず各サービスの公式サイトで最新の料金・機能をご確認ください。

1. IVR（自動音声応答）サービス

電話がかかってきた際に音声ガイダンスで案内し、内容に応じて折り返し予約や担当者への転送を行う仕組みです。国内では「IVRy（アイブリー）」のように、店舗・クリニック向けに提供されているクラウド型IVRサービスがあります。設定のしやすさや料金体系はサービスごとに異なるため、公式サイトで最新情報を確認しましょう。

メリット：

• 低コストで導入しやすいプランが用意されていることが多い


• 設定が比較的簡単

デメリット：

• 案内が機械的な印象を与える場合がある


• 複雑な問い合わせにはそのままでは対応しづらい

2. AI電話代行・音声対応サービス

AIや有人オペレーターが電話を受け、予約受付や簡単な問い合わせに対応するサービスです。自然な会話での対応を売りにするサービスが増えていますが、対応範囲や精度はサービスによって差があります。

メリット：

• 人が対応しているような自然な受け答えが期待できる場合がある


• 複雑な予約変更にも対応できるサービスがある

デメリット：

• IVRと比べて月額費用が高めになりやすい


• 導入設定に一定の期間が必要な場合がある

3. LINE公式アカウント連携型の予約導線

電話だけでなく、LINE公式アカウントの予約メニューやチャットを組み合わせ、電話に出られない時間帯の受け皿を作る方法です。既存患者との相性が良く、リマインド配信と組み合わせることで無断キャンセル対策にもなります。

メリット：

• 既存患者とのコミュニケーション導線を活用できる


• 予約確認・リマインドと一体運用しやすい

デメリット：

• LINEに不慣れな患者さんには案内が必要


• 新規の電話問い合わせそのものの取りこぼし対策にはならない

失敗しない電話自動化ツール選びの5つのポイント

1. 院の規模と予算に適したツールを選ぶ

小規模院ではまずIVRのような低コストな仕組みから始め、問い合わせ件数や業務負荷が大きい院ではAI電話代行のような高機能なサービスを検討する、という段階的な考え方がおすすめです。

2. 既存システムとの連携性を確認する

現在使用している予約システムや電子カルテとの連携可否を必ず確認しましょう。連携できない場合、二重管理で手間が増える可能性があります。

3. 無料トライアル期間を必ず活用する

• まず1〜2週間のトライアルで基本機能をテスト
• スタッフ全員で使い勝手を評価
• 患者さんからの反応をヒアリング
• 実際の業務効率の変化を自院のデータで測定

4. サポート体制の充実度を重視する

導入後のサポートが運用継続の鍵となります。以下をチェックしましょう。

• サポート対応時間（平日のみか、休日も対応か）
• 設定変更の代行サービスの有無
• マニュアルの分かりやすさ
• トラブル時の対応スピード

5. 段階的導入で運用を安定化する

いきなり全機能を使わず、段階的に導入することが重要です。

• 第1段階：営業時間外の自動応答のみ
• 第2段階：簡単な予約受付を追加
• 第3段階：問い合わせ対応まで拡張
• 最終段階：リマインド機能などを活用

一度にすべてを変えると、スタッフも患者さんも混乱しやすくなります。段階的に機能を追加していくことが運用を安定させるコツです。

実際の導入効果を高める運用のコツ

自動応答メッセージの最適化

効果的なメッセージの3要素：

• 親しみやすい挨拶：「お電話ありがとうございます」
• 明確な案内：「予約は1番、お問い合わせは2番を押してください」
• 緊急時の導線：「緊急の場合は◯番でスタッフに直接つながります」

患者さんへの事前案内

導入前に既存患者さんへの案内をしておくと混乱を防げます。

• 院内ポスターでの告知
• ホームページでの説明
• 次回予約時の口頭説明

案内例： 「より確実にご予約をお取りいただけるよう、自動応答による予約案内を導入いたします。簡単な操作でご予約可能です。」

効果測定と改善サイクル

月1回は以下の項目を自院のデータで確認し、改善を図りましょう。

• 自動対応の件数（前月との比較）
• 新患獲得数の推移
• スタッフの電話対応時間の変化
• 患者満足度（アンケートなどでの評価）

まとめ

電話対応の自動化は、治療院経営の効率化と患者サービス向上を同時に目指せる有効な手段です。成功のポイントは以下の通りです。

• 院の規模と予算に適した仕組み（IVR／AI電話代行／LINE連携など）の選択
• 既存システムとの連携性の確認
• 段階的導入による運用の安定化
• 患者さんへの丁寧な事前案内
• 定期的な効果測定と改善

営業時間外の機会損失を減らすことと、施術への集中による患者満足度向上の両方を目指すことで、治療院経営はより安定しやすくなります。

まずは各サービスの無料トライアルから始めて、あなたの院に合った仕組みを見つけてみてください。なお、SNS投稿の自動化を検討している場合は、PROSTの『こえむすび』もあわせてご確認ください。声を録音するだけでAIが投稿文を自動生成し、Instagram・Threads・GBP・Facebook・X・LINEの6媒体へ自動配信するサービスで、月3万円（ライトプラン・税別）から利用できます。電話対応とは別の仕組みですが、SNS運用の手間を減らしたい方はこちらからご相談ください。

よくある質問

電話対応の自動化はどんな院でも必要ですか？

必須ではありません。まずは自院の営業時間外の入電がどの程度あるか、施術中の電話対応がどれだけ業務を圧迫しているかを記録し、負担が大きい場合に導入を検討するのがおすすめです。

IVRとAI電話代行はどちらを選べばいいですか？

低コストでシンプルに始めたい場合はIVR、より自然な対応や複雑な予約変更まで任せたい場合はAI電話代行が候補になります。無料トライアルで実際の使い勝手を比較してから決めるとよいでしょう。

こえむすびで電話対応も自動化できますか？

できません。こえむすびは声を録音するだけでSNS投稿文を自動生成し、6つのSNSへ自動配信するサービスであり、電話応対や予約受付の機能は持っていません。電話対応の自動化にはIVRyなどの専用サービスを別途ご利用ください。