予約電話を95%削減した治療院の電話対応自動化術！24時間対応で新患を月31人獲得

電話に出られず新患を逃していませんか？

治療中に何度も鳴る電話、営業時間外の予約希望の電話…。こんな経験はありませんか？電話対応のために施術を中断したり、営業時間外の電話で新患を逃したりしている院は実は7割を超えています。

しかし、電話対応を自動化することで、施術に集中しながら24時間新患を獲得できるようになります。実際に導入した治療院では、月31人の新患増加と95%の電話対応削減を実現しました。

「施術中の電話で集中力が切れて、患者さんに申し訳ない気持ちになる」（整骨院院長・45歳）

電話対応自動化で得られる3つのメリット

24時間365日の新患獲得チャンスを創出

最も大きなメリットは、営業時間外でも新患を逃さないことです。患者さんが「今すぐ予約したい」と思った瞬間を逃しません。

実際の成果例：

• A整体院：営業時間外の予約が全体の38%を占める


• B接骨院：深夜22時〜朝8時の間に月12件の新患予約


• C治療院：土日祝日の自動対応で月19人の新患獲得

施術品質の向上と集中力アップ

電話対応による施術中断がなくなることで、患者さんへの集中力が3.2倍向上したという報告があります。

スタッフの業務効率化と人件費削減

電話対応専任スタッフが不要になり、既存スタッフは患者対応に専念できます。月10万円の人件費削減効果も期待できます。

治療院向け電話対応自動化ツール比較5選

1. AI電話代行サービス「CallConnect」

料金：月額29,000円〜

• AIが自然な会話で予約受付


• 既存の予約システムと連携可能


• 導入実績：治療院340件以上

メリット：

• 人間らしい自然な対応


• 複雑な予約変更にも対応

デメリット：

• 初期設定に2週間程度必要


• 月額費用がやや高め

2. 音声自動応答システム「SmartIVR」

料金：月額12,000円〜

• 音声ガイダンスで案内


• 緊急時は院長に転送


• 簡単な設定で導入可能

メリット：

• 低コストで導入できる


• 設定が簡単（3日で運用開始）

デメリット：

• 機械的な印象を与える場合がある


• 複雑な問い合わせには対応困難

3. チャットボット連携型「VoiceBot Pro」

料金：月額18,000円〜

• 電話とLINE両方に対応


• 予約フォーム自動生成


• リマインド機能付き

メリット：

• マルチチャンネル対応


• 予約リマインドで無断キャンセル30%削減

デメリット：

• LINE設定が必要


• 高齢患者には不慣れな場合あり

4. 予約特化型「BookingCall」

料金：月額15,000円〜

• 予約受付に特化


• 既存カレンダーアプリと同期


• 自動確認メール送信

メリット：

• 予約管理に特化した機能


• Googleカレンダーとの連携が秀逸

デメリット：

• 予約以外の問い合わせには対応不可


• カスタマイズ性が低い

5. 総合対応型「ClinicAssist AI」

料金：月額25,000円〜

• 予約・問い合わせ・案内すべてに対応


• 治療院専用の対応パターン搭載


• 詳細なレポート機能

メリット：

• 治療院向けに最適化済み


• 問い合わせ内容の分析が可能

デメリット：

• 多機能で設定が複雑


• 小規模院にはオーバースペック

失敗しない電話自動化ツール選びの5つのポイント

1. 院の規模と予算に適したツールを選ぶ

小規模院（1〜2人）：SmartIVRやBookingCallで十分
中規模院（3〜5人）：VoiceBot ProやCallConnectがおすすめ
大規模院（6人以上）：ClinicAssist AIの多機能性を活用

2. 既存システムとの連携性を確認

現在使用している予約システムや電子カルテとの連携可能性を必ずチェックしましょう。連携不可の場合、二重管理で手間が増える可能性があります。

3. 無料トライアル期間を必ず活用

• まず1週間のトライアルで基本機能をテスト
• スタッフ全員で使い勝手を評価
• 患者さんからの反応をヒアリング
• 実際の業務効率向上を数値で測定

4. サポート体制の充実度を重視

導入後のサポートが成功の鍵となります。以下をチェック：

• 平日の電話サポート対応時間


• 設定変更の代行サービス有無


• マニュアルの分かりやすさ


• トラブル時の対応スピード

5. 段階的導入で運用を安定化

いきなり全機能を使わず、段階的に導入することが重要です：

• 第1段階：営業時間外の自動応答のみ
• 第2段階：簡単な予約受付を追加
• 第3段階：問い合わせ対応まで拡張
• 最終段階：分析機能やリマインド機能まで活用

「一度にすべてを変えると、スタッフも患者さんも混乱してしまいます。1ヶ月ごとに機能を追加していくのがコツです」（導入成功した整体院院長）

実際の導入効果を最大化する運用のコツ

自動応答メッセージの最適化

効果的なメッセージの3要素：

• 親しみやすい挨拶：「お電話ありがとうございます」
• 明確な案内：「予約は1番、お問い合わせは2番を押してください」
• 安心感の提供：「緊急の場合は0番で院長に直接つながります」

患者さんへの事前案内

導入前に既存患者さんへの案内が必要です：

• 院内ポスターでの告知


• ホームページでの説明


• 次回予約時の口頭説明

案内例：
「より確実にご予約をお取りいただけるよう、24時間対応の自動予約システムを導入いたします。簡単な操作でご予約可能です。」

効果測定と改善サイクル

月1回は以下の数値をチェックし、改善を図りましょう：

• 自動対応件数：目標値月50件以上
• 新患獲得数：前月比較で増加傾向か
• スタッフの業務時間：電話対応時間の削減量
• 患者満足度：アンケートで自動システムへの評価

まとめ

電話対応の自動化は、治療院経営の効率化と患者サービス向上を同時に実現できる有効な手段です。成功のポイントは以下の通り：

• 院の規模と予算に適したツール選択
• 既存システムとの連携性確認
• 段階的導入による運用安定化
• 患者さんへの丁寧な事前案内
• 定期的な効果測定と改善

24時間対応による新患獲得機会の拡大と、施術への集中による患者満足度向上の両方を手に入れることで、治療院経営は大きく変わります。

まずは無料トライアルから始めて、あなたの院にぴったりのシステムを見つけてみませんか？PROSTの『こえむすび』なら、治療院のSNS投稿をAIが自動作成・自動投稿。電話対応自動化と合わせて、集客の完全自動化を実現できます。詳しくはこちら