治療院スタッフのシフト管理を自動化して週3時間を取り戻す方法
治療院のシフト管理、毎週どれくらい時間をかけていますか？
シフト管理に毎週何時間も費やしているのに、スタッフの急な欠勤や希望変更でまた一からやり直し──そんな経験はありませんか？
治療院の院長さんにとって、シフト管理は「やらなければならないけれど、本来の仕事ではない」業務の代表格です。
実は、正しいツールと仕組みを組み合わせることで、週あたり3時間以上かかっていたシフト業務を1時間以内に短縮できるケースが増えています。
この記事では、ITやAIに詳しくない院長さんでも今週から実践できる、シフト管理の自動化ステップを具体的にお伝えします。
なぜ治療院のシフト管理は手間がかかるのか
シフト管理が複雑になりやすい理由を整理しておきましょう。原因を理解するだけで、どこを自動化すべきかが見えてきます。
治療院特有の3つの複雑さ
- スタッフの資格・スキルが異なる 柔道整復師・鍼灸師・マッサージ師など、資格によって担当できる施術が違うため、単純にシフトを埋めるだけでは対応できません
- 曜日・時間帯による患者数の波が大きい 金曜夕方や土曜午前は混雑する一方、平日午前は閑散とするケースが多く、柔軟な人員配置が必要です
- パートスタッフが多く希望休が複雑 扶養範囲内で働くパートスタッフが多い治療院では、毎月の希望休や上限勤務時間の調整が煩雑になりがちです
「LINE グループで希望を集めても誰かが返信しないし、最終的にExcelで手作業。毎月末が憂鬱でした」（整骨院院長・50代）このような状況を解決するのが、シフト管理の自動化です。
シフト管理自動化の4ステップ
自動化は一度に全部やろうとすると挫折します。4つのステップで段階的に進めるのがおすすめです。
ステップ1：希望収集をデジタル化する
まず「希望を集める作業」をデジタルに切り替えましょう。
おすすめのツールは Googleフォーム です。無料で使えて、スマートフォンから回答できるため、スタッフの年齢層を問わず導入しやすいのが特徴です。
設定の手順は次のとおりです。
- Googleフォームで「シフト希望収集フォーム」を作成する
- 設問に「氏名」「希望休日」「出勤可能な曜日・時間帯」「備考」を入れる
- 回答締め切り日の3日前に、フォームのURLをLINEまたはチャットで一斉送信する
- 回答結果はGoogleスプレッドシートに自動で蓄積される
✅ チェック
ステップ2：シフト作成をテンプレート化する
Googleスプレッドシートでシフト表のテンプレートを一度作っておくと、毎月の作成時間を大幅に短縮できます。
テンプレートに含めるべき項目は次の5つです。
- 日付・曜日（自動入力）
- スタッフ名と資格
- 必要人員数（時間帯別）
- 希望休フラグ（自動照合）
- 合計勤務時間の自動集計
ステップ3：専用シフト管理アプリを導入する
スプレッドシート運用に慣れたら、次は専用ツールへの移行を検討しましょう。
治療院で使いやすいシフト管理アプリを3つご紹介します。
| ツール名 | 月額費用の目安 | 特徴 |
|---|---|---|
| シフボード | 無料〜3,000円 | スタッフがスマホで希望申請、自動でシフト案を生成 |
| ジョブカン | 2,000円〜 | 打刻・勤怠管理と連携可能 |
| LINE WORKS | 無料〜 | LINEライクな画面でスタッフが使いやすい |
専用アプリを使うと、希望収集→シフト草案作成→スタッフへの通知→シフト確定までの流れをアプリ内で完結できます。
院長が手を動かす場面は「最終確認と承認だけ」になるのが理想の状態です。
ステップ4：急な欠勤対応を仕組み化する
シフト管理で最も頭を悩ませるのが、当日の急な欠勤です。自動化と並行して、この対応フローも整備しておきましょう。
- 欠勤連絡のチャンネルを「LINEグループのみ」に統一する
- 代わりに入れる可能性のあるスタッフを「補欠リスト」として事前に共有する
- 補欠リストは勤務時間の余裕がある順に並べる
- 補填が完了したらグループに報告するルールを作る
自動化で実際にどれくらい時間が削減できるか
具体的な数字で確認しておきましょう。
ある整骨院（スタッフ6名）での実績をご紹介します。
導入前のシフト業務にかかる時間（月あたり）
- 希望収集（LINEで個別確認）：約2時間
- シフト作成（Excel手作業）：約4時間
- スタッフへの通知・修正対応：約2時間
- 合計：約8時間/月
導入後（Googleフォーム＋シフボード使用）
- 希望収集：約0時間（自動）
- シフト作成：約1時間（自動生成案を確認・修正）
- スタッフへの通知：約0時間（自動）
- 合計：約1時間/月
削減時間：月7時間、週換算で約1.75時間の短縮に成功しています。
この時間を患者対応の質向上や、スタッフ教育・SNS発信に充てることができます。
💡 ポイント
導入時に気をつけたい3つの注意点
自動化ツールを導入する際に、事前に知っておくと失敗を防げるポイントがあります。
1. スタッフへの説明を丁寧に行う
デジタルツールに不慣れなスタッフがいる場合、最初の説明が不十分だと「難しそう」と拒否感を持たれることがあります。
導入前に10〜15分の説明会を設け、実際に操作してもらう機会を作りましょう。
2. 最初は1〜2ヶ月、並行運用する
いきなり旧来の方法をやめず、1〜2ヶ月は新旧並行で運用することをおすすめします。
トラブルが起きても旧方法でカバーできるため、導入リスクを最小限に抑えられます。
3. 労働時間の上限管理は必ず手動で確認する
パートスタッフの扶養範囲や残業上限の管理は、法的なリスクが伴います。ツールが自動集計した数値は、必ず院長が最終確認する習慣をつけてください。
⚠️ 自動化しても「最終承認は院長が行う」というルールだけは崩さないようにしましょう。
シフト管理の自動化から始めて、院全体の業務をシンプルにしよう
シフト管理の自動化が軌道に乗ると、「他の業務も仕組み化できるのでは？」という感覚が自然と生まれます。
次のステップとして取り組みやすい業務はこちらです。
- 予約管理の自動化（オンライン予約システムの導入）
- 患者リマインドの自動化（予約日前日の自動メッセージ送信）
- SNS投稿の自動化（AIによる投稿文生成と自動投稿）
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まとめ
- 治療院のシフト管理が複雑になる原因は「資格の違い・患者数の波・パートスタッフの希望調整」の3つ
- 自動化は「希望収集のデジタル化→テンプレート化→専用アプリ導入→欠勤対応の仕組み化」の4ステップで進める
- Googleフォーム＋シフボードの組み合わせで、月8時間のシフト業務を1時間に短縮した事例がある
- スタッフへの丁寧な説明と並行運用期間の設定が導入成功のカギ
- シフト管理の自動化を入り口に、院全体の業務効率化を進めていくのがおすすめ
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