治療院のシフト管理を効率化する方法｜おすすめツールと導入8ステップ
この記事の結論
治療院のシフト管理は、エクセルや紙・LINEでのやり取りに頼っていると、希望収集から調整、変更対応まで多くの時間がかかりがちです。IEYASU（HRMOS勤怠）、KING OF TIME、ジョブカン勤怠管理といった一般的な勤怠・シフト管理ツールを段階的に導入することで、収集や集計にかかる手間を減らせます。ツールはあくまで補助であり、最終的な調整とスタッフとのコミュニケーションは人が担う前提で運用することが大切です。
治療院のシフト管理でこんな悩みはありませんか？
「毎月のシフト作成に時間がかかってしまう」「スタッフの急な休み希望で頭を抱えている」「シフト調整のやり取りでLINEが埋まってしまう」
このようなシフト管理の煩雑さは、多くの治療院オーナーが抱える共通の悩みです。従来の手作業によるシフト管理では、スタッフの希望を聞き取り、エクセルや紙で調整し、変更があれば再度連絡を取り合う必要があります。
クラウドの勤怠・シフト管理ツールを活用することで、収集や集計にかかる作業時間を減らし、より重要な患者対応や院の運営に時間を割きやすくなります。
自動化されたシフト管理システムがもたらすメリット
スタッフの働きやすさの向上
クラウド型のシフト管理システムを導入することで、スタッフの働きやすさの向上が期待できます。
- 時間を問わず希望提出可能：スタッフは思い立った時に休み希望を入力
- 公平な調整の土台になる：希望が一覧で可視化されるため、偏りに気づきやすい
- 変更通知の効率化：シフト変更があった際に、システム経由で関係者に一斉に知らせやすい
💡 ポイント
管理業務時間の削減
シフト作成にかかる作業を、次のように分解して考えると効果を実感しやすくなります。
- 希望収集：紙・口頭での聞き取り → システムでの自動集計
- 調整作業：全員分を手作業で組む → 一覧化された希望をもとに調整
- 変更対応：個別連絡 → システム経由での一斉通知
治療院で検討したいシフト・勤怠管理ツール
シフト管理は自社開発の専用機能ではなく、汎用的な勤怠・シフト管理サービスを使うのが一般的です。代表的なサービスを紹介します（機能・料金は変更されることがあるため、必ず公式サイトで最新情報を確認してください）。
HRMOS勤怠 by IEYASU（旧IEYASU）- 無料プランあり
無料プランから利用できる勤怠管理システムで、小規模な事業所でも導入しやすいのが特徴です。
主な機能：
- シフト申請・承認機能
- 自動集計とグラフ表示
- スマートフォン対応
- LINE等の外部サービスとの連携
導入メリット：
- 無料プランがあり、費用をかけずに試せる
- 操作がシンプルでスタッフの教育負担が少ない
KING OF TIME - 幅広い業種で導入実績のある勤怠管理システム
クリニックや店舗など幅広い業種で利用されている勤怠管理システムです。
特徴的な機能：
- シフト作成・打刻・勤怠集計の一元管理
- 各種給与計算システムとの連携
- 労働時間の超過などをアラートで通知する機能
料金体系はプランによって異なるため、利用人数に応じた見積もりを公式サイトで確認することをおすすめします。
ジョブカン勤怠管理 - 総合型で機能充実
勤怠管理から給与計算まで一元管理できる総合システムで、必要な機能だけを組み合わせて利用できるのが特徴です。
メリット：
- シフト作成から勤怠集計まで一連の流れをカバー
- 各種分析機能でスタッフ配置の検討材料が得られる
- 他システムとのAPI連携に対応
シフト管理ツール導入のステップ
ステップ1：現状のシフト管理時間を把握する
導入効果を実感するために、現在の管理時間をおおまかに把握しておきましょう。
把握しておきたい項目：
- 希望聞き取りにかかる時間
- シフト表作成にかかる時間
- 変更対応にかかる時間（1回あたり）
- 連絡・確認にかかる時間
1週間程度、実際にかかった時間をメモしておくと、導入後の比較がしやすくなります。
ステップ2：ツール選定の基準を明確にする
院の規模と予算に合わせた選択基準を設定します。
- スタッフ数：少人数なら無料プランからの検討で十分な場合も多い
- 予算：まずは無料プランや低価格プランから始める
- 必要機能：シフト作成、勤怠管理、給与連動のうちどこまで必要か
- 操作性：年齢層を問わずスタッフ全員が使えるか
✅ チェック
ステップ3：スタッフへの事前説明と合意形成
スタッフの協力なしに自動化は成功しません。十分な説明と合意形成を行いましょう。
説明のポイント：
- 導入目的：業務効率化でより良い患者対応を実現
- メリット：時間を問わず申請可能、公平な調整の土台になる
- 懸念への回答：操作方法のサポート、慣れるまでの併用
- 導入スケジュール：段階的に移行する計画
ステップ4：段階的導入でリスクを最小化
いきなり完全移行せず、段階的に導入することで失敗リスクを抑えます。
導入フェーズの例：
- 第1段階：希望提出のみデジタル化し、シフト表自体は従来どおり作成。操作に慣れてもらう期間とする
- 第2段階：システムの自動集計・提案機能を試行し、必要に応じて手動調整
- 第3段階：全工程をシステムで実行し、従来方法はしばらくバックアップとして保持
ステップ5：データ入力と初期設定
正確なデータ入力が導入成功の鍵となります。
入力するデータの例：
- スタッフ基本情報（氏名、勤務形態、時給）
- 勤務パターン（曜日別の希望シフト）
- 資格・技能情報（担当可能な業務範囲）
初期設定項目の例：
- 営業時間（平日・土日の設定）
- 時間帯別の必要人数
- 連続勤務や休憩に関する社内ルール
ステップ6：運用ルールの明文化
明確なルールがあることで、スタッフの混乱を防ぎ、公平性を保てます。
希望提出ルールの例：
- 提出期限：毎月決まった日まで
- 変更期限：シフト確定後は数日前まで
- 緊急時対応：当日変更は電話連絡必須
調整ルールの例：
- 希望が重複した場合の優先順位の考え方
- 代替要員：変更申請者が代替案を提示する運用にするか
ステップ7：効果測定と改善サイクル
数値で効果を測定し、継続的な改善を行います。
測定できる指標の例：
- 作業時間：導入前後の作業時間比較
- シフト変更の対応回数の変化
- スタッフアンケートによる満足度の変化
⚠️ 注意
シフト管理の負担を減らして生まれた時間の使い方
作業時間が減った分は、次のような取り組みに充てることができます。
- 患者対応の充実：カウンセリング時間の確保、アフターケアの説明
- スタッフ教育・研修：技術勉強会や接遇マナー研修の実施
- マーケティング活動：SNS投稿や地域イベントへの参加
自動化導入時の注意点とよくある失敗パターン
スタッフの抵抗感への対処法
新しいツールに不慣れなスタッフがいることは想定内として、次の対策を講じます。
- 個別サポート体制：操作に慣れるまでマンツーマンで指導する
- メリットの実感：実際に使いやすさを体験してもらう
- 段階的習得：無理をせず少しずつ機能を覚えてもらう
- 代替手段の保持：どうしても難しい場合の紙での対応を残す
システム障害時の備え
クラウドサービスである以上、通信障害やメンテナンスの可能性はゼロではありません。
- 前月のシフトパターンをテンプレート化しておく
- 緊急連絡網を整備しておく
- 手動作成の手順書を用意しておく
過度な依存の回避
システムに頼りすぎないバランスの取れた運用を意識しましょう。
- 最終チェックは人間が実施する
- イレギュラーな状況への対応力を維持する
- システムだけでなく、直接のコミュニケーションも大切にする
まとめ
治療院のシフト管理を効率化するためのポイントは以下のとおりです。
- 管理時間の削減により、患者対応やマーケティングに時間を割きやすくなる
- 公平で効率的なシフト調整によるトラブルの解消につながる
- ツールは無料プランや試用期間から段階的に導入するのが安全
- 効果測定を通じて継続的に運用を改善する
- 業務の標準化により、院長不在時でも運用しやすくなる
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よくある質問
シフト管理ツールは無料で使えますか？
HRMOS勤怠 by IEYASUのように無料プランを提供しているサービスもあります。ただし機能が制限される場合が多いため、必要な機能とのバランスを見て、有料プランへの切り替えも検討しましょう。
少人数の治療院でも導入する意味はありますか？
スタッフが数名程度でも、希望収集や連絡のやり取りが仕組み化されることで、担当者の負担軽減につながります。まずは無料プランで試してみるのがおすすめです。
導入にはどれくらいの準備期間が必要ですか？
ツールの初期設定自体は数日程度で完了することが多いですが、スタッフへの説明や段階的な移行期間を含めると、本格運用まで1〜2ヶ月程度を見込んでおくと安心です。
高齢のスタッフでも使いこなせますか？
操作がシンプルなツールを選び、個別サポートの時間を設けることで対応できるケースが多いです。どうしても難しい場合は、紙とシステムを併用する運用も検討しましょう。
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