治療院のシフト管理をデジタル化する方法｜自動化で検討したい7つの手法

この記事の結論

エクセルや手書きでのシフト管理は、スタッフ人数が増えるほど作成時間と調整の手間が膨らみやすくなります。LINE連携型のクラウドシフト管理サービスやシフト特化のクラウドサービスを使うと、希望シフトの収集からシフト表作成までを大きく効率化できます。ただし削減できる時間は院の規模や現状のやり方によって差が大きいため、導入前に自院の作業時間を計測し、無料トライアルで実際の使用感を確認してから本導入するのが安全です。

スタッフのシフト調整に時間がかかっていませんか？

毎月のシフト作成に何時間もかけて、それでもスタッフから「その日は無理です」と言われて一からやり直し…。こんな経験はありませんか？

多くの治療院では、エクセルや手書きでシフト管理を行っているため、調整に多くの時間がかかりがちです。デジタル化を進めることで、シフト管理の作業時間を短縮できる可能性があります。

この記事では、治療院のシフト管理を自動化する7つの具体的手法をご紹介します。

治療院のシフト管理が抱えがちな問題点

手作業によるシフト管理で起こりやすいトラブル

手作業によるシフト管理では、以下のような問題が起こりやすいと言われています：

• 作成時間の長期化：毎月まとまった作業時間がかかる
• ダブルブッキング：同じ時間に複数スタッフを配置してしまうミス
• 人手不足の見落とし：急な欠勤で治療に支障をきたす
• スタッフの希望把握漏れ：個別連絡で情報が錯綜する
• 変更対応の遅れ：修正のたびにまとまった時間がかかる

手作業シフト管理の隠れたコスト

シフト作成にかかる時間は、時給換算するとコストとして可視化できます。例えば「月◯時間 × 時給◯円」で計算すると、シフト調整にどれだけのコストがかかっているかを経営会議で説明しやすくなります。実際の時間は院の規模やスタッフ数によって大きく異なるため、まずは自院の作業時間を1ヶ月ほど記録してみることをおすすめします。

デジタル化で期待できるメリット

1. 作業時間の短縮

クラウドのシフト管理サービスを導入すると、希望シフトの収集からシフト表作成までを自動化できるため、手作業に比べて作成時間を短縮しやすくなります。

2. 人為的ミスの防止

システムによる自動チェック機能により、以下のミスを防ぎやすくなります：

• ダブルブッキングの防止
• 労働基準法上の注意が必要なシフトへの警告表示
• 人手不足の時間帯の可視化

3. スタッフの納得度向上

スマートフォンから希望シフトを提出できる仕組みにすることで、希望の反映率やシフト確定までのスピードが上がりやすくなります。

治療院で検討したいシフト管理デジタル化の7つの手法

1. LINE連携型のクラウドシフト管理サービス

LINEで希望シフトの提出・確定シフトの共有ができるクラウドサービスがあります。代表的なサービスに「らくしふ」があり、LINEでの希望シフト提出と自動転記、AIによるシフト候補の自動作成などの機能を持ちます。スタッフが普段使っているLINEで操作できるため、導入時の習熟コストを抑えやすいのが特徴です。

2. シフト管理特化のクラウドサービス

シフトの見える化と最適な人員配置を目的としたサービスもあります。代表的なサービスに「シフオプ」があり、コンプライアンス違反の疑いがあるシフトへの警告・注意機能や、複数店舗間でのシフト共有機能を持ちます。料金体系はサービスごとに異なるため、公式サイトで最新の料金を確認しましょう。

3. 無料で始めるGoogleカレンダー＋スプレッドシート

メリット：

• 追加費用なしで利用可能


• Googleアカウントがあればすぐ開始


• 基本的なシフト共有ができる

デメリット：

• 自動チェックなどの自動化機能は限定的


• スタッフ数が多い院での管理には不向き

4. LINE公式アカウントでのシフト連絡

普段使いのLINEをシフト連絡の窓口にすることで、スタッフの習熟コストをかけずに希望収集や連絡ができます。専用システムほどの自動化はできませんが、小規模な院ではシンプルな運用として選択肢になります。

5. 大規模院向けの勤怠管理システムとの一体運用

スタッフ数が多い院や複数店舗を展開している院では、勤怠管理とシフト管理を一体で運用できるシステムの検討も選択肢になります。既存の勤怠管理システムにシフト機能が搭載されている場合もあるため、まずは現在使っている勤怠システムの機能を確認してみましょう。

6. スマホアプリでの希望シフト提出

多くのクラウドシフト管理サービスは専用アプリを提供しており、スタッフはスマホから数十秒で希望シフトを提出できます。紙やメールでの収集に比べて、転記ミスや連絡漏れを防ぎやすくなります。

7. 自動チェック機能によるコンプライアンス管理

労働基準法上注意が必要な勤務パターン（連勤過多など）を自動で警告する機能を持つサービスもあります。人の目だけでのチェックに比べて、見落としのリスクを減らせる可能性があります。

段階的導入で失敗しないシフト管理自動化の5ステップ

ステップ1：現状の問題点を具体的に洗い出す（導入前1週間）

チェックすべき項目：

• 月間のシフト作成時間を正確に測定
• 過去3ヶ月のシフトミス回数をカウント
• スタッフからのシフト関連の相談・クレーム件数
• 急な欠勤による影響時間
• 現在使用しているツール（エクセル、手書きなど）

ステップ2：システム選定と無料トライアル（2週間）

選定基準の優先順位：

• 使いやすさ（最重要）：年齢層を問わずスタッフが直感的に操作できるか
• コストパフォーマンス：月額費用と時短効果のバランス
• サポート体制：導入支援、操作説明の充実度
• 機能の豊富さ：将来的な拡張性

ステップ3：スタッフ教育と操作研修（1週間）

効果的な研修プログラムの例：

• デモンストレーション：システムの基本操作を実演し、メリットを説明
• ハンズオン練習：各スタッフが実際に操作し、個別質問に対応
• 運用ルール説明：希望提出期限、変更申請の方法、緊急時の連絡体制を共有

ステップ4：並行運用でのテスト（2週間）

従来方法とシステムを並行して運用し、結果を比較して精度を確認します。問題があれば従来方法にすぐ戻せる体制を整えておきましょう。

ステップ5：本格運用と継続改善

運用開始後は、週次・月次でシフト作成時間やミス発生率を振り返り、必要に応じて運用ルールを見直しましょう。

スタッフの抵抗を最小化する導入説明のポイント

1. 「楽になる」メリットを具体的に提示

• 「スマホから数十秒で希望シフト入力完了」
• 「急な変更もLINE感覚で簡単申請」
• 「シフトの結果がリアルタイムで確認可能」

2. 操作の簡単さをデモで実演

実際にスマホを使って希望入力からシフト確認までの流れを見せることで、スタッフの不安を減らせます。

3. 段階的な導入で不安を軽減

「まず1ヶ月は今まで通り＋新システム併用」「慣れてきたら徐々にシステムメインに」と伝えることで、抵抗感を和らげやすくなります。

4. 若手スタッフをサポート役に任命

操作に慣れやすい若手スタッフに「システムサポーター」役を担ってもらうと、他のスタッフの質問対応がスムーズになります。

まとめ

治療院のシフト管理自動化は、以下の手順で進めることで成功確率が上がります：

• 現状分析：月間のシフト作成時間とミス回数を正確に把握する
• システム選定：スタッフ数と予算に応じた最適ツールを選択する
• 段階的導入：並行運用から始めてリスクを最小化する
• 継続改善：運用後も定期的に効果測定と改善を実施する
• スタッフ教育：丁寧な研修とサポート体制で抵抗感を軽減する

シフト管理のデジタル化により生まれた時間を、患者ケアや経営改善に充てることができれば、治療院全体の質向上にもつながるでしょう。

よくある質問

無料ツールと有料サービス、どちらを選べばいいですか？

スタッフ数が少なく、シフトのパターンもシンプルな院であれば、Googleカレンダーなどの無料ツールで十分なケースもあります。スタッフ数が多い、コンプライアンスチェックを自動化したいという場合は、シフオプやらくしふのような有料クラウドサービスの無料トライアルを試してみることをおすすめします。

導入するとどのくらい時間が減りますか？

削減できる時間は院の規模や現在の運用方法によって大きく異なるため、一律の数値は保証できません。導入前に自院のシフト作成時間を計測し、無料トライアル期間中に実際の効果を確認することをおすすめします。

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