治療院のシフト管理を効率化する自動化ツール活用ガイド｜比較のポイントと導入手順

この記事の結論

手作業でのシフト管理には限界がありますが、クラウド型のシフト管理ツールを使えば、スタッフの希望入力から配置調整までの負担を減らせる可能性があります。重要なのは自院の規模・予算に合ったツールを選び、比較検討とトライアルを経て段階的に導入することです。

シフト管理の悩みを抱える治療院は多い

「スタッフのシフト調整に毎週時間がかかって本業に集中できない」「急な欠勤で人員配置が混乱する」——こうした悩みは多くの治療院に共通しています。エクセルや手書きでシフト管理を行っている院では、院長や事務スタッフに大きな負担がかかりがちです。

この記事では、治療院でも使いやすいシフト管理の自動化ツールと、導入から運用までの具体的な手順を解説します。

シフト管理を自動化するメリット

作業時間の削減が期待できる

手作業での作成に比べ、スタッフがスマホから希望を入力し、条件に応じて自動で候補案を作成できるツールを使うことで、作成にかかる時間の短縮が期待できます。実際の削減幅はスタッフ数や運用ルールによって変わるため、まずは無料プランやトライアルで自院での効果を確認することをおすすめします。

スタッフの希望が反映されやすくなる

手動管理では希望シフトの見落としや不公平感が生まれがちですが、専用ツールを使うことでスタッフの希望を可視化し、公平な配分を検討しやすくなります。

労務管理との連携

勤怠管理と一体化したツールを選べば、労働時間の集計や有給管理まで一元化できる場合があります。

治療院の規模別・シフト管理ツールの選び方

料金・機能は変更される可能性があるため、以下はあくまで一例として、選定時の参考にしてください。

少人数・低コストで始めたい場合

• Airシフト：リクルートが提供する無料のシフト管理サービス。基本的なシフト作成機能を無料で利用できる
• らくしふ：LINEと連携し、シフト提出や未提出者への催促をLINE経由で自動化できるのが特徴

勤怠管理まで一体化したい場合

• シフオプ（Shifop）：インディードリクルートパートナーズが提供。初期費用0円、1ユーザーあたり月額300円程度から利用できる
• jinjer勤怠：シフト作成から勤怠管理までを一元化できるクラウドサービス

AIによる自動作成機能を重視する場合

• Optamo：組み合わせ最適化のアルゴリズムを使い、複数条件をもとにAIがシフト案を自動作成するクラウドサービス

シフトと勤怠を一括で無料から試したい場合

• oplus（オプラス）：スタッフ100人までは基本機能を無料で利用でき、シフト管理と勤怠管理を一体化できる。有料プランはユーザー数に応じた月額課金制

シフト管理自動化の導入手順【5ステップ】

ステップ1：現状分析と目標設定（1週間）

現在のシフト管理にかかっている時間とコストを記録します。

• シフト作成にどのくらいの時間がかかっているか
• 1ヶ月に何回、変更や調整が発生しているか
• スタッフからどのような不満が出ているか
• 概算の人件費換算（時給×作業時間）

ステップ2：ツール選定と比較検討（1週間）

以下の基準でツールを評価します。

• コスト：スタッフ数×月額料金
• 機能：治療院の業務に必要な機能があるか
• 使いやすさ：スタッフが簡単に操作できるか
• サポート：導入支援や運用サポートの充実度
• 連携性：既存の予約システムとの連携可能性

ステップ3：無料トライアル実施（2週間）

候補を2〜3つに絞り、実際の業務で試用します。操作性、シフト作成の使い勝手、スタッフの反応を確認しましょう。

ステップ4：本格導入と初期設定（1週間）

スタッフ情報、勤務パターン、連続勤務日数制限などのルール、通知設定を登録します。

ステップ5：効果測定と改善（継続）

確認したい指標

• シフト作成にかかる時間の変化


• スタッフ満足度（アンケート実施）


• 急な欠勤への対応時間


• 患者の待ち時間への影響

よくある失敗パターンと対策

失敗パターン1：スタッフの反発

原因：新しいシステムへの不安と操作の複雑さ

対策：導入前説明会の実施、段階的導入（まず管理者のみ、次にベテランスタッフ）、操作研修の充実

失敗パターン2：機能が複雑すぎて使いこなせない

原因：高機能すぎるツールを選択してしまう

対策：治療院の規模に適したツールを選び、必要最小限の機能から始め、慣れてから拡張する

失敗パターン3：コストが想定より高くなる

原因：オプション料金の見落とし

対策：月額料金に含まれる機能の詳細確認、初期設定費用やサポート費用の事前確認、年間コストでの比較検討

よくある質問

無料ツールだけでも十分ですか？

スタッフ数が少ない院であれば、AirシフトやoplusのようなDFF無料プランでも十分対応できる場合があります。スタッフ数が増えたり、勤怠管理まで一元化したくなったりしたタイミングで有料プランへの移行を検討するとよいでしょう。

導入にどのくらいの期間がかかりますか？

比較検討からトライアル、本格導入までを合わせると、1ヶ月〜1ヶ月半程度を見込んでおくと無理のないスケジュールになります。

既存の予約システムと連携できますか？

ツールによって対応状況が異なります。導入前に、自院で使っている予約システムや電子カルテとの連携可否を必ず確認しましょう。

まとめ

• シフト管理の自動化により、作業時間の削減とスタッフの希望反映の両面でメリットが期待できる
• 規模や予算に応じて選べるツールが複数ある（Airシフト、らくしふ、シフオプ、jinjer勤怠、Optamo、oplusなど）
• 5ステップの導入手順を踏むことで失敗リスクを抑えられる
• 料金・機能は変更される可能性があるため、必ず公式サイトで最新情報を確認する

スタッフ管理の効率化は、治療院経営の基盤となる重要な投資です。自動化により浮いた時間を患者さんへのサービス向上に活用できれば、さらなる成長が期待できます。

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